In 2019 werd het UBO-register ingevoerd. Elke vennootschap dient daarin zijn uiteindelijke begunstigden te registeren. Indien u ons reeds een specifieke elektronische volmacht hebt toegekend, hebben wij reeds het nodige gedaan en zorgen wij er ook voor dat uw UBO-register steeds up to date blijft.
Hierbij een overzicht van enkele belangrijke nieuwigheden/aandachtspunten die voor u van belang zijn indien u zelf het UBO-register van uw vennootschap in orde hebt gebracht:
A. Uploaden bewijsstuk in het UBO-register
Alle vennootschappen zijn verplicht om via het UBO-register een document bij te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval, bijvoorbeeld zijn: een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte of elk ander document (eventueel beperkt tot de vereiste en relevante informatie).
Meer info en handleiding: https://financien.belgium.be/node/11205
Deadline: tegen uiterlijk 30 april 2021 moeten de documenten worden opgeladen
B. Jaarlijkse bevestiging
Elk jaar dient u de juistheid van de gegevens die werden opgenomen in het UBO-register te bevestigen. De termijn van een jaar begint te lopen vanaf de initiële registratie of vanaf de laatste wijziging die werd aangebracht in het UBO-register. Vergeet dus niet om vanaf dit jaar jaarlijks in te loggen in het UBO-register en op de knop ‘jaarlijkse bevestiging’ te klikken.
C. Wijziging van de uiteindelijke begunstigden
Indien er zich een wijziging voordoet bij de uiteindelijke begunstigden (vb. overdracht van aandelen), moet dit binnen de maand worden aangepast in het UBO-register.
D. Niet-naleving UBO-register verplichting
Bij niet-naleving van bovenvermelde verplichtingen, kan een administratieve geldboete worden opgelegd ten bedrage van min. €250,00 en max. €50.000,00.
Wat moet u doen?
Indien u reeds een specifieke volmacht aan ons kantoor hebt verleent, hoeft u verder niets te doen.
Indien dit nog niet het geval zou zijn en u wenst dat wij ons over deze verplichtingen ontfermen, dan kan u ons een speciaal mandaat/volmacht toekennen via de procedure beschreven in onze handleiding (zie nuttige info).
Nuttige info
Hieronder kan u nog enkele nuttige links met verdere informatie omtrent het UBO-register terugvinden: